Jumlah pebisnis yang mempercayakan aplikasi kasir dalam kegiatan usaha mereka meningkat secara signifikan dari tahun ke tahun. Dari sekian alasan yang dipertimbangkan, sistem keamanan menjadi salah satu faktor yang menarik minat penggunaan. Walau demikian, secanggih dan sekuat apa pun sistem yang diaplikasikan, rupanya masih ada kecurangan yang berusaha dilakukan pemakai POS, termasuk oleh kasir yang paling sering mengoperasikan program tersebut.
Lantas, adakah tindakan-tindakan yang dapat dilakukan sebagai pencegahan? Sebagai pengelola bisnis, Anda bisa menerapkan langkah-langkah berikut untuk mengurangi peluang kecurangan para kasir.
1. Selektif ketat dalam perekrutan karyawan
Tindakan preventif sesungguhnya dapat Anda lakukan sejak perekrutan karyawan. Proses pencarian pegawai memang tidak mudah dan tak jarang membutuhkan proses panjang, tetapi demi kelangsungan bisnis, Anda dan tim harus bekerja optimal di proses paling awal. Misalnya dengan menerapkan sistem perekrutan yang sesuai, kroscek latar belakang, hingga memeriksa referensi. Jangan terlena dengan pengalaman berlimpah dari pelamar kerja sampai Anda mengira dia tidak membutuhkan pelatihan lagi.
2. Penentuan dan evaluasi kebijakan bisnis
Terkadang, kecurangan yang dilakukan kasir didasari kebijakan bisnis yang tidak mereka ketahui atau pahami dengan baik. Maka, penting bagi Anda memberikan penjelasan seputar aturan dan larangan yang berlaku dalam usaha tersebut. Kemudian, dalam pembuatan kebijakan, paparkan secara detail setiap butir yang Anda cantumkan, tak terkecuali penggunaanmsoftware POS untuk mengurangi peluang kesalahan hingga tindak kriminal lainnya.
3. Membiasakan karyawan memakai aplikasi kasir
Program kasir dirancang bukan untuk mengurangi tanggung jawab pekerjaan kasir, melainkan membantu pekerjaan mereka. Jadi, saat Anda memasukkan sistem ini ke tengah bisnis, Anda perlu membiasakan mereka mengoperasikan aplikasi tersebut. Dari mencatat pesanan pelanggan hingga mengintegrasikan program ke perangkat lain seperti printer. Dengan begitu, kasir dapat lebih cepat menangani konsumen yang melakukan pembelian atau pemesanan produk sekaligus meningkatkan kinerjanya.
4. Lebih teliti dalam melakukan audit karyawan
Kecermatan dalam mengaudit akan memudahkan Anda mengungkap kecurangan yang selama ini dilakukan kasir atau karyawan lainnya. Apalagi dengan program POS, pengauditan akan lebih cepat diselesaikan. Anda hanya perlu mencocokkan laporan transaksi, laporan stok, hingga laporan laba yang tercatat dalam back-office dengan hasil yang tersedia pada usaha Anda. Posisi keuangan bisnis pun akan lebih mudah terpantau berkat bantuan aplikasi tersebut.
5. Mengawasi perilaku karyawan di tempat kerja
Ketika mempercayakan karyawan menggunakan POS, berarti Anda akan meminta mereka memegang username dan password yang dipakai. Kedua data ini sangat penting dan berpotensi disalahgunakan bila Anda salah memilih orang. Sebagai bentuk antisipasi, Anda perlu memantau perilaku karyawan yang bekerja di tempat usaha secara berkala, khususnya kasir yang Anda percayakan untuk mengoperasikan point of sale. Jadi, Anda bisa mengambil tindakan cepat kalau ada yang menimbulkan kecurigaan.
6. Membangun lingkungan kerja yang positif
Kemungkinan selanjutnya yang memicu kecurangan dari karyawan adalah lingkungan kerja yang terasa kurang nyaman bagi mereka. Jangan sungkan untuk bertanya perihal kenyamanan mereka selama bekerja bersama Anda. Jika memang atmosfer di lokasi usaha kurang menyenangkan, ganti dan bangun lingkungan baru yang lebih positif. Kenyamanan yang terasa oleh semua pihak akan melancarkan usaha maupun performa karyawan Anda.
7. Menciptakan ikatan pertemanan yang kuat
Ikatan kuat yang Anda jalin bersama para karyawan di tempat kerja secara tidak langsung mengurangi peluang kecurangan. Apalagi kalau Anda menganggap mereka sebagai kawan tanpa menanggalkan kesan profesionalisme selama bekerja. Selain itu, Anda harus menjaga kerahasiaan para karyawan yang melaporkan kecurangan secara anonim. Langkah tersebut akan membuat mereka untuk menegakkan kejujuran, kebenaran, hingga menyukseskan bisnis Anda.
8. Menyebar pemasangan kamera keamanan
Langkah pencegahan yang paling sering diterapkan dan tergolong efektif adalah memasang CCTV atau kamera keamanan di sejumlah titik. Hasil rekaman dari kamera keamanan bisa Anda gunakan sebagai barang bukti bila ada kecurangan atau tindak kriminal lainnya di lokasi kerja. Pastikan CCTV dipasang di lokasi yang pemindaiannya mencakup titik-titik penting, salah satunya meja tempat kasir menggunakan aplikasi kasir supaya nantinya dapat menjadi barang bukti yang jelas.
Memadukan keterampilan kasir dengan point of sale
Sebenarnya, kasir dan program kasir dapat melengkapi kekurangan masing-masing dan menghasilkan layanan konsumen yang memuaskan. Jika Anda lebih jeli, keduanya memiliki kemampuan-kemampuan penghasil benefit bisnis, antara lain:
- Kasir andal sudah terlahir menghadapi konsumen jenis apa pun, tak terkecuali yang sedang dilanda suasana hati buruk. Dalam situasi seperti ini, kasir harus bersikap tenang dan tetap bisa melayani tanpa memancing emosi. Lantas, agar konsumen tidak semakin kesal, gunakan efektivitas dari POS untuk memenuhi kebutuhannya seperti pemberian struk atau mencatat pesanan. Langkah ini juga terbilang manjur bila dipraktikkan terhadap konsumen yang kurang sabar atau sedang terburu-buru;
- Program kasir memang mempunyai kelebihan dalam memberikan hasil laporan dengan tingkat akurasi tinggi. Akan tetapi, hal ini tergantung dari bagaimana kasir memasukkan data-data yang didapatkan dari konsumen. Dibutuhkan ketelitian tinggi dari kasir untuk memeriksa setiap produk yang diberikan konsumen dan memastikan data input sebelum menjumlahkan semuanya. Jika kasir ceroboh saat melakukan input, maka informasi yang nantinya diteruskan akan bermasalah kendati bisa cepat diperbaiki;
- Mungkin tidak semua pengusaha tahu kalau kasir mempunyai tingkat kepekaan yang dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan software POS yang mereka gunakan di tempat usaha. Para kasir biasanya dapat memprediksikan kebutuhan konsumen dari belanjaan yang mereka pilih. Kemudian, data-data tersebut akan tersimpan dalam program dan bisa Anda gunakan untuk membuat promosi menarik seperti potongan harga atau paket belanja tertentu yang berpotensi mengundang atensi konsumen;
- Kemampuan kasir yang mungkin luput diperhatikan adalah penguasaan bahasa mereka. Kasir-kasir yang ditempatkan di kota-kota besar biasanya dibekali keterampilan penguasaan bahasa asing seperti bahasa Inggris, karena peluang mereka bertemu warga negara asing lebih besar dibandingkan kasir-kasir yang ditempatkan di daerah atau wilayah terpencil. Kemampuan ini pun ditunjang dengan fitur bahasa yang terdapat dalam program kasir yang sudah dilengkapi pengaturan bahasa;
- Menjadi kasir tidak semudah yang dibayangkan. Pasalnya, mereka membutuhkan keahlian matematika mumpuni agar bisa menghitung total harga secara cepat tanpa menimbulkan kesalahan. Hal ini termasuk saat mereka harus memotong harga saat ada diskon maupun promosi lain yang mempengaruhi harga produk. Bahkan hanya kemampuan ini yang dapat diandalkan kalau seandainya ada pemutusan aliran listrik dan membuat program kasir yang sedang dipakai ikut mati atau bermasalah. namun hal ini tidak menjadi masalah karena Olsera bisa digunakan Online dan Offline.
Dengan pencegahan dan pengoptimalan kinerja kasir dengan teknologi, bisnis yang Anda kelola pun akan berjalan lancar. Pastikan komunikasi Anda dengan karyawan tidak mengalami hambatan dan jenis point of sale yang dipilih sesuai kebutuhan usaha yang dijalankan.Semoga informasi ini membantu!
